Alnur Academy

KEYBOARD SHORTCUTS -
COMPUTER MADE EASY
Shortcut Keys System!!
CTRL+A. . . . . . . . . . . . . . . . . Select All
CTRL+C. . . . . . . . . . . . . . . . . Copy
CTRL+X. . . . . . . . . . . . . . . . . Cut
CTRL+V. . . . . . . . . . . . . . . . . Paste
CTRL+Z. . . . . . . . . . . . . . . . . Undo
CTRL+B. . . . . . . . . . . . . . . . . Bold
CTRL+U. . . . . . . . . . . . . . . . . Underline
CTRL+I . . . . . . . . . . . . . . . . . Italic
F1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Help
F2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rename selected object
F3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Find all files
F4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opens file list drop-down in dialogs
F5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refresh current window
F6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Shifts focus in Windows Explorer
F10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activates menu bar options
ALT+TAB . . . . . . . . . . . . . . . . Cycles between open applications
ALT+F4 . . . . . . . . . . . . . . . . . Quit program, close current window
ALT+F6 . . . . . . . . . . . . . . . . . Switch between current program windows
ALT+ENTER. . . . . . . . . . . . . . Opens properties dialog
ALT+SPACE . . . . . . . . . . . . . . System menu for current window
ALT+¢ . . . . . . . . . . . . . . . . . . opens drop-down lists in dialog boxes
BACKSPACE . . . . . . . . . . . . . Switch to parent folder
CTRL+ESC . . . . . . . . . . . . . . Opens Start menu
CTRL+ALT+DEL . . . . . . . . . . Opens task manager, reboots the computer
CTRL+TAB . . . . . . . . . . . . . . Move through property tabs
CTRL+SHIFT+DRAG . . . . . . . Create shortcut (also right-click, drag)
CTRL+DRAG . . . . . . . . . . . . . Copy File
ESC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cancel last function
SHIFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . Press/hold SHIFT, insert CD-ROM to bypass auto-play
SHIFT+DRAG . . . . . . . . . . . . Move file
SHIFT+F10. . . . . . . . . . . . . . . Opens context menu (same as right-click)
SHIFT+DELETE . . . . . . . . . . . Full wipe delete (bypasses Recycle Bin)
ALT+underlined letter . . . . Opens the corresponding menu
PC Keyboard Shortcuts
Document Cursor Controls
HOME . . . . . . . . . . . . . . to beginning of line or far left of field or screen
END . . . . . . . . . . . . . . . . to end of line, or far right of field or screen
CTRL+HOME . . . . . . . . to the top
CTRL+END . . . . . . . . . . to the bottom
PAGE UP . . . . . . . . . . . . moves document or dialog box up one page
PAGE DOWN . . . . . . . . moves document or dialog down one page
ARROW KEYS . . . . . . . move focus in documents, dialogs, etc.
CTRL+ > . . . . . . . . . . . . next word
CTRL+SHIFT+ > . . . . . . selects word
Windows Explorer Tree Control
Numeric Keypad * . . . Expand all under current selection
Numeric Keypad + . . . Expands current selection
Numeric Keypad – . . . Collapses current selection
¦ . . . . . . . . . . . . . . . . . . Expand current selection or go to first child
‰ . . . . . . . . . . . . . . . . . . Collapse current selection or go to parent
Special Characters
‘ Opening single quote . . . alt 0145
’ Closing single quote . . . . alt 0146
“ Opening double quote . . . alt 0147
“ Closing double quote. . . . alt 0148
– En dash. . . . . . . . . . . . . . . alt 0150
— Em dash . . . . . . . . . . . . . . alt 0151
… Ellipsis. . . . . . . . . . . . . . . . alt 0133
• Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . alt 0149
® Registration Mark . . . . . . . alt 0174
© Copyright . . . . . . . . . . . . . alt 0169
™ Trademark . . . . . . . . . . . . alt 0153
° Degree symbol. . . . . . . . . alt 0176
¢ Cent sign . . . . . . . . . . . . . alt 0162
1⁄4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . alt 0188
1⁄2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . alt 0189
3⁄4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . alt 0190
PC Keyboard Shortcuts
Creating unique images in a uniform world! Creating unique images in a uniform world!
é . . . . . . . . . . . . . . . alt 0233
É . . . . . . . . . . . . . . . alt 0201
ñ . . . . . . . . . . . . . . . alt 0241
÷ . . . . . . . . . . . . . . . alt 0247
File menu options in current program
Alt + E Edit options in current program
F1 Universal help (for all programs)
Ctrl + A Select all text
Ctrl + X Cut selected item
Shift + Del Cut selected item
Ctrl + C Copy selected item
Ctrl + Ins Copy selected item
Ctrl + V Paste
Shift + Ins Paste
Home Go to beginning of current line
Ctrl + Home Go to beginning of document
End Go to end of current line
Ctrl + End Go to end of document
Shift + Home Highlight from current position to beginning of line
Shift + End Highlight from current position to end of line
Ctrl + f Move one word to the left at a time
Ctrl + g Move one word to the right at a time
MICROSOFT® WINDOWS® SHORTCUT KEYS
Alt + Tab Switch between open applications
Alt +
Shift + Tab
Switch backwards between open
applications
Alt + Print
Screen
Create screen shot for current program
Ctrl + Alt + Del Reboot/Windows® task manager
Ctrl + Esc Bring up start menu
Alt + Esc Switch between applications on taskbar
F2 Rename selected icon
F3 Start find from desktop
F4 Open the drive selection when browsing
F5 Refresh contents
Alt + F4 Close current open program
Ctrl + F4 Close window in program
Ctrl + Plus
Key
Automatically adjust widths of all columns
in Windows Explorer
Alt + Enter Open properties window of selected icon
or program
Shift + F10 Simulate right-click on selected item
Shift + Del Delete programs/files permanently
Holding Shift
During Bootup
Boot safe mode or bypass system files
Holding Shift
During Bootup
When putting in an audio CD, will prevent
CD Player from playing
WINKEY SHORTCUTS
WINKEY + D Bring desktop to the top of other windows
WINKEY + M Minimize all windows
WINKEY +
SHIFT + M
Undo the minimize done by WINKEY + M
and WINKEY + D
WINKEY + E Open Microsoft Explorer
WINKEY + Tab Cycle through open programs on taskbar
WINKEY + F Display the Windows® Search/Find feature
WINKEY +
CTRL + F
Display the search for computers window
WINKEY + F1 Display the Microsoft® Windows® help
WINKEY + R Open the run window
WINKEY +
Pause /Break
Open the system properties window
WINKEY + U Open utility manager
WINKEY + L Lock the computer (Windows XP® & later)
OUTLOOK® SHORTCUT KEYS
Alt + S Send the email
Ctrl + C Copy selected text
Ctrl + X Cut selected text
Ctrl + P Open print dialog box
Ctrl + K Complete name/email typed in address bar
Ctrl + B Bold highlighted selection
Ctrl + I Italicize highlighted selection
Ctrl + U Underline highlighted selection
Ctrl + R Reply to an email
Ctrl + F Forward an email
Ctrl + N Create a new email
Ctrl + Shift + A Create a new appointment to your calendar
Ctrl + Shift + O Open the outbox
Ctrl + Shift + I Open the inbox
Ctrl + Shift + K Add a new task
Ctrl + Shift + C Create a new contact
Ctrl + Shift+ J Create a new journal entry
WORD® SHORTCUT KEYS
Ctrl + A Select all contents of the page
Ctrl + B Bold highlighted selection
Ctrl + C Copy selected text
Ctrl + X Cut selected text
Ctrl + N Open new/blank document
Ctrl + O Open options
Ctrl + P Open the print window
Ctrl + F Open find box
Ctrl + I Italicize highlighted selection
Ctrl + K Insert link
Ctrl + U Underline highlighted selection
Ctrl + V Paste
Ctrl + Y Redo the last action performed
Ctrl + Z Undo last action
Ctrl + G Find and replace options
Ctrl + H Find and replace options
Ctrl + J Justify paragraph alignment
Ctrl + L Align selected text or line to the left
Ctrl + Q Align selected paragraph to the left
Ctrl + E Align selected

মাইক্রোসফট এক্সেল কী? কেন শিখবেন মাইক্রোসফট এক্সেল?

একবার ভাবুন তো! আপনি কিংবা পুরো তরুণ সমাজ ক্যারিয়ার গড়ার ক্ষেত্রে, কোন বিষয়টি নিয়ে সবচেয়ে বেশি হতাশাগ্রস্ত হয়ে পড়েন??

আপনার মাথায় প্রথমেই যে সমস্যাটি ঘুরপাক খাবে, তা হলো প্রয়োজনীয় কর্মসংস্থানের অভাব। ঠিক এ কারণেই আমাদের ক্যারিয়ার এর প্রত্যেকটি ধাপ পার করতে হয় একটি প্রতিযোগিতামূলক পরিবেশের মধ্য দিয়ে।

তবে এত এত প্রতিযোগিতার মধ্যে আপনি কি নিজের স্বপ্নের কথা ভুলে যাবেন? ভয় পেয়ে মাঠ ছেড়ে পালিয়ে যাবেন? “না”। এই প্রতিযোগিতার মধ্যেই টিকে থাকতে হবে। টিকে থাকার জন্য চাই প্রয়োজনীয় দক্ষতা এবং জ্ঞান। নিজেকে আপডেট রাখা, প্রযুক্তি সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা রাখা, বিভিন্ন ধরনের গুরুত্বপূর্ণ সফটওয়্যার গুলোর সাথে পরিচিত হওয়াও টিকে থাকার একটি ধাপের মধ্যে পরে।

মাইক্রোসফট এক্সেল কেন শিখবেন তা জানার আগে আমাদের জানা প্রয়োজন মূলত মাইক্রোসফট এক্সেল কী এবং কী ধরনের কাজ করা হয়ে থাকে মাইক্রোসফট এক্সেল এর মাধ্যমে।

চলুন শুরুতে খুবই কমন একটা উদাহরণ এর মাধ্যমে বোঝানো যাক, ধরুন আপনার ক্লাসে মোট ৩০০ জন শিক্ষার্থী আছে। আপনাকে ক্লাসের সবার গড় উচ্চতা হিসাব করতে বলা হলো, আপনি কি এখন খাতা কলম নিয়ে বসবেন? অথবা ধরুন আপনার একটা বিজনেস আছে, আপনার কর্মচারীদের পারফর্মেন্স রিপোর্ট তৈরি করতে হবে। খাতা কলম নিয়ে বসে যাবেন? আদৌ কি এত বড় ডাটা নিয়ে হাতে কলমে কাজ করা সম্ভব? সম্ভব হলেও অনেক সময় সাপেক্ষ এবং নির্ভুল হওয়ার সম্ভাবনা খুবই কম।

এক্ষেত্রে আপনি কীভাবে সমস্যাটি সমাধান করবেন? ঠিক এ ধরনের কাজ করার জন্যই আছে মাইক্রোসফট এক্সেল। অনেকে এসব কাজ করার জন্য প্রোগ্রামিং ল্যাংগুয়েজও ব্যবহার করে থাকে। তবে তুলনামূলক ছোট ডাটার জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল এর বিকল্প নেই।

এক্সেল বা স্প্রেডশিট এর আভিধানিক অর্থ হচ্ছে ছড়ানো বড় মাপের কাগজ। স্প্রেডশিটটি রো এবং কলাম আকারে সাজানো থাকে, এটি মূলত বিভিন্ন ডাটা এবং নাম্বারকে, ফরমুলা এবং ফাংশন এর মাধ্যমে সাজানোর কাজটি করে থাকে।

এবার আশা যাক মূল বিষয়টিতে, এক্সেল আপনি কেন শিখবেন? এ প্রশ্নের উত্তর জানার জন্য আপনার সবার প্রথমে এক্সেল সর্বোপরি কোন কোন কাজে ব্যবহার করা হয় সে বিষয় জানা জরুরী। চলুন জেনে যাক। তবে উল্লেখ্য যে, আপনি যদি মাইক্রোসফট এ একদম নতুন হোন, তাহলে এক্সেল এর আগে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এর কাজ সম্পর্কে জেনে, তারপর এক্সেল শেখা শুরু করুন।

আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল বলুন অথবা বিভিন্ন প্রোগ্রামিং ল্যাংগুয়েজ যা-ই বলুন, প্রত্যেকটি সফটওয়্যার এর কাজই দুটি ভাগে বিভক্ত। একটা হচ্ছে বেইসিক কাজ এবং আরেকটা হচ্ছে এডভান্সড পর্যায়ের কাজ। আপনি কোনো কর্পোরেট জব করুন কিংবা আপনার কোনো বিজনেস আছে, প্রত্যেকটা জায়গায় এক্সেল এর বেইসিক কাজ গুলো অনেক বশি ব্যবহৃত হয়। তাই এগুলো জেনে রাখা অত্যাবশকীয়।

কী কী কাজ করা যায় মাইক্রোসফট এক্সেল এর মাধ্যমে?


ডাটা এন্ট্রির কাজে মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করা হয়। আপনি যদি বড় কোনো ডাটা থেকে স্ট্যাটিসটিক ক্যালকুলেট করতে চান অথবা সিমুলেশন করতে চান, সেক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন। এক্সেল এ রয়েছে দূর্দান্ত সুবিধা। ধরুন আপনি ক্যালকুলেশন এর সময় কোথাও ভুল করলেন। আপনি কোনো ডাটা চেঞ্জ করলে, এক্সেল তার আর্টিফিসিয়াল ইন্টেলিজেন্সি দিয়ে আপনার বাকি ডাটা গুলোও অই অনুযায়ী পরিবর্তন করে দিবে।


ডাটা মেনেজমেন্ট এর কাজে এক্সেল ব্যবহার করা হয়। অর্থাৎ আপনি যদি কোনো ডাটা কালেক্ট করে, স্টোর করতে চান সেক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহার করা যাবে।


এক্সেলে এ রয়েছে ডাটা ভিজ্যুয়ালাইজেসনের চমৎকার সুবিধা। সাথে রয়েছে গ্রাফ বা চার্ট তৈরি করার সুবিধা এবং সেগুলো আপনি আপনার পছন্দ মতো এডিট করতে পারবেন।

এছাড়া একাউন্টিং, ফিনানশিয়াল এনালাইসিস, টাইম মেনেজমেন্ট, টাস্ক মেসেজমেন্ট ইত্যাদি সকল ধরনের কাজে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন।

মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার এর জনপ্রিয় দুটি সেক্টর হলো ব্যাংক এবং বিজনেস। এবার চলুন জেনে নেয়া যাক বিজনেসের ক্ষেত্রে আপনি কীভাবে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন।



সাপ্তাহিক, মাসিক অথবা বার্ষিক হিসাব বিবরণী তৈরি করার ক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহার করা যায়।


পিপোল ম্যানেজমেন্ট এর কাজে এক্সেল ব্যবহার করা হয়। আপনি জেনে অবাক হবেন যে, এক্সেল এর সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত সেক্টর হচ্ছে পিপোল ম্যানেজমেন্ট । এক্সেল ব্যবহার করে আপনি প্রত্যেক কর্মচারীর ব্যক্তিগত তথ্য যেমন নাম, ইমেইল, কনটাক্ট নাম্বার স্টোর করে রাখতে পারেন।


অপারেশন মেনেজ করা এবং কর্মচারীদের পারফর্মেন্স রিপোর্ট করার ক্ষেত্রেও এক্সেল ব্যবহার করা হয়।


স্ট্রেটেজিক এনালাইসিস এর জন্য এক্সেল ব্যবহার করা হয়। কোনো কোম্পানি যে কোনো ডিসিশন এ যাওয়ার সাথে ওতোপ্রোতোভাবে জড়িত হলো পূর্ববর্তী ডাটা এবং সেগুলো এনালাইসিস করার জন্য এক্সেল ব্যবহার করা হয়।


এছাড়া প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট, প্রোগ্রাম ম্যানেজমেন্ট, একাউন্ট ম্যানেজমেন্ট ইত্যাদি কাজেও এক্সেল এর ব্যবহার ব্যাপক।

যদি আপনার এখনো এক্সেল শেখা নিয়ে দ্বিধা থেকে থাকে, তাহলে বলবো প্রায় প্রত্যেকটা গুরুত্বপূর্ণ ওয়ার্কপ্লেসেই এক্সেল এর ব্যাপক ব্যবহার রয়েছে। অবশ্যই সব ধরনের চাকরি নয়, তবে যে ধরনের চাকরির কথা বলছি সেগুলোকে আপনি ‘মিডল স্কিল‘ জব বলতে পারেন।

এবার আসা যাক এক্সেল এর এডভান্সড কাজে।

আপনি যদি একজন ডাটা এনালিস্ট হতে চান অথবা গবেষণায় যেতে চান, তাহলেই কেবল আপনাকে এক্সেল এর এডভান্সড বিষয়গুলো জানতে হবে। এক্সেল এর মাধ্যমে আপনি ছোট ছোট প্রোগ্রামিং করতে পারবেন। নিজের পছন্দমতো গ্রাফিং, ক্যালকুলেশন কিংবা টেবিল ইনসার্ট করতে পারবেন, বিভিন্ন ফাংশন ব্যবহার করে কমপ্লেক্স প্রবলেমগুলো সলভ করতে পারবেন।

এক্সেল শেখাটা যেমন গুরুত্বপূর্ণ। ঠিক তেমনি এক্সেল শেখাটা খুব সহজও বটে। এক্সেল এ সবধরনের টুলস এবং ফাংশন তুলনামূলক অনেক সহজ। এটি ব্যবহার করা একদম ফ্রি। এক্সেল ভালোভাবে শেখার জন্য অনলাইনে অসংখ্য পেইড এবং নন-পেইড কোর্স আছে। এছাড়া এ বিষয়ক প্রচুর পরিমান ফেইসবুক গ্রুপ এবং ইউটিউব চ্যানেলও আছে, যেখান থেকে আপনি খুব সহজেই এক্সেল শিখতে পারেন। এক্সেলের এত বেশি মাল্টিপল ইউজেস যে, আপনি একবার এক্সেল শেখা শুরু করলে তার শেষ খু্ঁজে পাবেন না।

মাইক্রোসফট এক্সেল কম্পিউটারে ভিজ্যুয়ালী হিসাব কিংবা গণনার কাজে ব্যবহৃত একটি প্রোগ্রাম। নানা ধরনের গুরুত্বপূর্ণ এনালাইসিস করার ক্ষেত্রে মাইক্রোসফট এক্সেল এর জুড়ি নেই। উপরের সবগুলো তথ্য যদি আপনি ভালোভাবে উপলব্ধি করেন, তাহলে বুঝতে পারবেন চাকরি ক্ষেত্রে কিংবা ব্যবসা দুনিয়ায় আপনাকে সবার থেকে একধাপ এগিয়ে রাখতে, মাইক্রোসফট এক্সেল ঠিক কত বড় ভূমিকা পালন করে। তাই সঠিক নিয়মে এক্সেল শিখুন এবং নিজেকে সবার থেকে একধাপ এগিয়ে রাখুন।