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-Le phénomène de digitalisation des entreprises amène de plus en plus de dirigeants de PME à s’interroger sur la façon dont leurs ressources informatiques doivent être administrées. Vous êtes, sans doute, en pleine réflexion sur la manière dont doit être géré votre parc informatique : devez-vous mobiliser ces ressources en interne ou externaliser vos services informatiques ? Laissez-nous aujourd'hui vous donner quelques arguments en faveur de l'externalisation informatique qui pourront certainement aiguiller vos réflexions et perspectives d'évolution.

1- L'externalisation informatique, un gain de temps !

Nous l’avons déjà plusieurs fois évoqué, la digitalisation des entreprises met les outils du numérique au cœur de vos activités. Ces outils sont indispensables à la productivité de vos équipes. Elle entraîne aussi indéniablement des besoins grandissant en conseil informatique et assistance informatique. Votre activité est dépendante du bon fonctionnement de votre parc informatique : cependant cette dépendance ne doit pas être un frein à votre croissance, au contraire !

L'externalisation partielle ou complète de votre informatique ou de la gestion de vos systèmes d'information doit vous permettre de vous concentrer sur votre coeur de métier et de consacrer du temps à ce que vous savez faire de mieux. L'informatique, au sens large du terme, doit alors être pleinement au service de vos perspectives de croissance et de vos objectifs de développement.

En externalisant votre informatique et la gestion de vous outils numériques à une entreprise informatique ou de service du numérique (ESN), vous faites le choix de ne plus perdre de temps sur un métier qui n'est pas le vôtre et sur lequel vous n'avez pas une expertise pointue. L'externalisation informatique vous permet ainsi de soulager vos équipes internes des tâches chronophages et sans valeur ajoutée.

2- L'externalisation informatique, un gain de productivité !
L'informatique n'est pas votre cœur de métier. Ça l'est en revanche pour les entreprises de services numériques. En faisant appel à un prestataire informatique, vous avez l'assurance d'avoir des conseils pertinents de par la mutualisation de toute l'expérience et du savoir-faire de l'entreprise. Grâce à son savoir-faire, ses méthodes (ex : pratiques ITIL) et sa cellule d’assistance Help-desk, le prestataire vous assure une grande réactivité face à vos attentes (approche proactive).

De plus, vous profiterez de services de qualité (ex : monitoring régulier de votre infrastructure informatique, de vos postes de travail, assistance utilisateurs...) ainsi que des matériels d'une très grande fiabilité, sur lesquels vous pourrez toujours compter.

Externaliser votre informatique à une ESN vous permet également d’obtenir conseils sur des technologies qui vous permettront de remplir vos objectifs de croissance. Vos collaborateurs pourront avoir accès aux dernières technologies du marché, bénéficier d’un système d’information fiable, flexible et sécurisé. Votre entreprise informatique adaptera les solutions proposées à vos besoins et au rythme de votre activité.

Des collaborateurs qui ne perdent plus de temps à résoudre, tant bien que mal, des problématiques informatiques, sont des collaborateurs concentrés sur leur cœur de métier et donc générateurs de valeur ajoutée pour votre entreprise.

3- L'externalisation des services informatiques, une optimisation des coûts !
Commençons par une lapalissade : choisir l’externalisation c’est s’éviter une embauche en interne. Vous gérez déjà un certain nombre de salariés ; vous connaissez donc les difficultés à embaucher, qui plus est dans un domaine qui n’est pas le vôtre !

De plus, externaliser son système d’information revient à répondre à des problématiques d’entreprise auxquelles vous serez sûrement sensible :

La diminution de vos coûts de maintenance ;
La diminution des couts liés à l’exploitation de votre système d’information ;
L’optimisation de votre budget d’entreprise…
Lorsque vous souscrirez un contrat avec votre prestataire informatique vous aurez une visibilité globale des coûts ainsi qu’une prévision des dépenses à venir en termes de renouvellement d’équipements, d’accroissement du parc ou d'optimisation de celui-ci.

5 étapes à respecter pour une gestion réussie de vos équipes délocalisées
TRANSFORMATION DIGITALE

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Avoir des équipes dispersées est avantageux à de nombreux égards mais ça ne simplifie pas la gestion interne ! La délocalisation a la cote auprès des collaborateurs, qu’il s’agisse de voyager ou d’exercer depuis leur domicile. Elle apporte également son lot de bénéfices pour les entreprises en termes de souplesse, de réduction des coûts et de motivation des salariés. Mais le travail délocalisé a aussi un inconvénient majeur : il est plus difficile de communiquer à distance que dans un même bâtiment. Dans ces conditions, comment gérer les équipes avec pertinence, perpétuer l’esprit d’équipe et garantir une communication efficace ?

La solution : adopter un plan de management adapté en suivant ces 5 étapes.

1. Posez des bases communes pour rationaliser le travail délocalisé
Des processus métiers harmonisés et des règles communes pour tous : voilà la clé d’une gestion efficace des équipes délocalisées. Puisque vous ne pouvez pas être dans chaque bureau pour vérifier ce que fait chaque collaborateur, vous devez absolument proposer une organisation cohérente en amont de façon à ce que tout le monde travaille sur un même socle managérial. Vous pouvez, par exemple, proposer des heures fixes pour les réunions hebdomadaires (en tenant compte des contraintes de chacun) et suggérer des processus globaux de reporting, valables pour tous.

2. Faites de la communication votre enjeu numéro un
Que le travail délocalisé concerne des collaborateurs exerçant leur activité depuis chez eux ou des équipes installées à l’autre bout du monde, l’enjeu reste le même : réussir à communiquer. Pas simple, quand les contraintes du « boulot » (« Pas le temps pour cette réunion, on peut la déplacer une dix-septième fois ? ») s’ajoutent aux défis concrets, comme le décalage horaire (« On peut appeler les gens de New York si vous voulez, mais il est quatre heures du matin chez eux ! »). Les outils digitaux permettent désormais de garder un canal de communication ouvert en continu, via les messageries instantanées, les outils de visioconférence et les solutions de workflow. En outre, ils assurent une communication transversale même entre équipes éloignées. De quoi maintenir l’esprit d’équipe malgré l’éparpillement !

Chez iterop, nous utilisons notre propre outil de workflow pour centraliser tous nos processus internes et harmoniser les activités. Nous avons également mis en place l’outil de messagerie Slack pour simplifier les échanges entre chaque service et nos collaborateurs en vadrouille.

3. Centralisez (et sécurisez) les informations
La gestion des données devient problématique quand ces dernières doivent circuler un peu partout et être exploitées par des personnes qui travaillent à des centaines de kilomètres les unes des autres. C’est l’histoire du bon vieux fichier Excel que les salariés modifient tour à tour, jusqu’à ce que plus personne ne sache quelle version est la bonne… Pour éviter cela et simplifier le travail délocalisé, vous avez besoin d’outils collaboratifs qui centralisent les informations, permettent leur modification en temps réel et garantissent leur sécurité et leur intégrité à tout moment.

4. Distribuez les tâches et les responsabilités
Dans le cadre du travail délocalisé, les collaborateurs éloignés ont besoin de savoir précisément ce qu’on attend d’eux, quelle est l’étendue de leurs attributions, et dans quelle mesure ils peuvent (ou non) prendre des initiatives. Distribuez clairement les missions et les responsabilités à travers des fiches de poste précises, discutez des enjeux de chaque projet avec chaque collaborateur et assurez-vous que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

5. Adoptez un outil facilitant le travail délocalisé (comme une solution BPM SaaS)
Avec l’essor du travail délocalisé, il est clair que l’utilisation de logiciels on premise (installés physiquement sur les machines) n’est pas la mieux adaptée. La souplesse et l’accessibilité sont indispensables avec ce nouveau paradigme. Vous avez besoin d’outils auxquels toutes les équipes puissent accéder, où qu’elles se trouvent, qu’elles soient sédentaires ou nomades. En somme, vous avez besoin d’une solution BPM en mode SaaS : elle ne nécessite pas d’installation sur site (tout se passe sur le Cloud), toute la maintenance est réalisée à distance et elle permet à vos collaborateurs de suivre les activités depuis n’importe quel point du globe. Les documents sont actualisés en temps réel et vos processus sont entièrement sécurisés.

La bonne gestion d’une force de travail délocalisée passe par l’établissement d’une base managériale solide, ainsi que par l’utilisation d’outils adaptés comme les logiciels BPM en mode SaaS pour répondre à tous les défis de la collaboration à distance.

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