リモートスタッフ－在宅秘書採用支援

【採用したら必ずやるべきこと5選】
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ひとり社長や小規模事業者の皆さんからは
スタッフの採用活動そのものに加えて、
採用後の受け入れ方について
ご質問をいただくことが多いです。
⁡
リモートワークという環境を加味した
新しいスタッフをスムーズに
受け入れるために必要なことを
まとめました。

【売れるために手放すべき業務5選】
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「自分じゃなくてもできる業務」
「むしろ自分じゃないほうがうまくいく業務」
⁡
にいったいどれくらい時間を費やしているか、
可視化してみると、
意外と多いことに気づくかもしれません。
⁡
⁡
また、専門サービスを利用して委託した跡には、
それらの会社とやりとりをするところが
負担になってきます。
⁡
⁡
弊社にご相談いただいた皆さんは、
事務周りだけでなく、
この委託会社との窓口業務を
弊社のリモートスタッフに委託できることに
大変喜ばれています。

【お客様の声 UPしました】
​起業家支援の集客塾やイベントを運営する企業様の事例をご紹介します。
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事業の拡大に伴い、スタッフ増員が必要となり
当初は知人の紹介でアルバイトを雇ったものの
なかなか長く続けてくれる方に巡り合えなかったとのこと。
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「自分で探すよりも、プロに頼んだ方が確実」
と、当社へご依頼くださいました。
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現在は、数人の在宅秘書さんが
さまざまなポジションで活躍されています。
https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2599

今回ご紹介するのは
社会人向けのビジネスコンテンツを
英語翻訳するスタッフを
採用した事例です。
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介護中の方ですが、
英語力と実務経験を活かし、
企業様に貢献しています。
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翻訳スタッフを採用する場合、
想定している語学力があるか
不安をいただくクライアント様も多いです。
⁡
その場合は、必要に応じて
翻訳のトライアルをするなど、
実際の業務をイメージできる選考を行うよう
おすすめしています。

【リモートスタッフに何が頼める？SNS運用編】
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弊社にご相談いただく起業家の皆さんが、
意外に思われるのが、
事務系のリモートスタッフにも
SNS運用も任せられるということ。
⁡
集客やマーケティングの専門家ではありませんが、
SNS運用の業務を細かく分けていくと、
アカウントの運用方針や手順が決まっていれば、
任せられることはたくさんあります。
⁡
そうやって、継続できていなかった
SNSアカウントが復活したり、
新しいメディアを開設できた事例があります。
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⁡
ご自身がSNSに詳しくなくて
的確な指示できない、という方は、
自分が依頼しているパートナーさんと
リモートスタッフに一任している、
というケースまであります。
⁡
⁡
自分でやることとやらないことの選択の連続が、
新たな時間とアイデアを創出していきます。

当然のことながら、
リモートスタッフを採用したら終わり、
というわけではなく、
ここからが本当の始まりです。
⁡
自社にあったスタッフを迎え入れたからには、
最高のパフォーマンスを発揮して、
自社のビジネスに貢献してもらえるよう
さまざまな取り組みが必要になってきます。
⁡
⁡
業務スタート直後は、お互いが
コミュニケーションの「さじ加減」がわからず、
こちらが期待していたスピード感やクオリティに
スタッフが応えてくれないケースもあります。
⁡
⁡
そういったトライアンドエラーを重ねながら、
業務の依頼方法や管理の方法を見つけていく過程は
避けて通れません。
⁡
弊社では、そういった試行錯誤についても
ご相談を承りながら、末永く良い信頼関係を築く
サポートをしています。

今回ご紹介するのは
ひとり社長が全て自分で行っていた
⁡
・カスタマーサポート
・集客のためのSNS発信
・バックオフィス業務
⁡
を、リモートスタッフに切り出して
新たな経営戦略のための
時間を確保した事例です。
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⁡
あらゆるツールを駆使し、
業務を定例化＆自動化してきましたが、
年商3000万円を超えたところで
限界に達しました。
⁡
優先的にやるべきことのために、
やらないことを決めるのも
大事な経営判断ですよね。

【リモートスタッフに何が頼める？案件進行管理編】
⁡
最近は、リモートスタッフに任せる仕事として、
事務まわりのことが思い浮かぶ人も
増えてきました。
⁡
ただ、「人に任せるほどの量はないかも」
とおっしゃる社長も多いです。
⁡
と言いつつも、よくよくお聞きすると、
多くのクライアントワークを抱えていて
とても忙しそうで💦
⁡
その中身を分解すると、
人に任せられる部分が結構あったりします。
⁡
スケジュール管理、進捗に合わせた
各種リマインド、
資料提供やクライアントとの
やりとりなどなど。
⁡
サービスのコアな部分ではない周辺には
自分でなくてもよい業務がたくさんあります。
⁡
むしろ、クライアントのケアだけでなく
スタッフから自分にもリマインドしてもらい、
抜け漏れを防ぐ事例も多いです。
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⁡
忙しくなりすぎて、エラーが続出し
クライアントに迷惑がかかる前に
人に頼む準備工数があるうちに、
スタッフを採用することをおすすめしています。

【選ばれる求人の特徴５選】
⁡
時給を高くすれば人気求人になるかというと
そうでもない。
⁡
「簡単です」「誰でもできます」
では、逆に怪しい。
⁡
というか、実情とかけ離れた募集要項では、
いったん人が決まっても長くは続きません。
⁡
⁡
いざ人に仕事を頼むとなった時に、
依頼業務を具体的に説明できる人は
案外少ないと感じています。
⁡
どんな人にどんな業務をどのように頼みたいか。
⁡
明確にした上で、
応募する側の心理に配慮しつつ、
募集要項を組み立てていく必要があります。
⁡
⁡
弊社では、その準備段階から
しっかり伴走させていただいています。

３人目のリモートスタッフを
採用した事例をご紹介します。
⁡
⁡
１人目の採用以降は、
すでに業務遂行に必要な仕組みがあるため、
スムーズに迎え入れることができます。
⁡
そうして、人数が増え
チームが大きくなってくると、
業務分担の見直し、人員の再配置など
新たな課題が出てきます。
⁡
同じ会社でも、追加採用については
時期によって気をつけるべき点が異なります。
⁡
⁡
弊社では、クライアント様の
現在のチーム状況に沿って
最適な人材像を設定し、
採用のサポートをしています。

お金まわりのことを
他人であるスタッフに任せるに
抵抗があったり、
準備が大変そうなイメージがあります。

ですが、自分がやらなくてもいい業務が多いですし、
経理業務に慣れているスタッフが
対応したほうが正確なことも多いです💦

渡すまでの準備が大変な面はありますが、
一度渡してしまえば、
かなりラクになるはずです。

任せるのが不安といえば、
オンラインバンキングについての
ご相談が多いです。

銀行口座を覗けてしまうので
不安があるのは当然です。

そんなときは、オンラインバンキングの
ユーザー権限の個別設定を活用するとよいです。

任せる業務に必要な権限だけを
付与すれば、想定外の間違いが
起こることはありません。

スタッフに任せることを機に、
用途別に銀行口座を整理したり、
専用パソコンを用意する社長もいます。

何をどこまで依頼するのか（手放すのか）、
そのためにどんな準備が必要か。

弊社では、社長様と一緒にご相談しながら、
リモートスタッフへのスムーズな依頼方法を
模索しています。

【失敗しない仕事の頼み方のポイント５選】
⁡
☘アウトプットイメージは具体的に共有
⁡
アウトプットの仕上がりについて
なるべく双方にギャップが生まれないよう
明確な言語化をすることが大切です。
⁡
補足材料になるような
サンプルイメージがあれば尚良し。
⁡
具体的な手順書まで落とし込めていれば最高です✨
⁡
⁡
☘具体的な時間数を示す
資料作成やリサーチなど
時間がかかりそうな業務の場合は、
あらかじめ目安の時間を示すことが大切です
⁡
ただし、あなたが自分でやる場合と
同じ時間でできるわけはないので
2倍～3倍は必ずかかることを覚悟した上で
時間数を提示するとよいです☺
⁡
⁡
☘途中経過をチェックする
事前に細かく内容まで伝えて依頼をしても、
認識の違いは起こり得ます。
⁡
途中で様子をかならず確認するとよいです。
⁡
どれくらいの時間をかけて
どれくらいのアウトプットが
できているか確認すると、
もし軌道修正が必要となった場合も
少ない手戻りで済みます。
⁡
⁡
☘合格点を決める
⁡
どんなに優秀な人も
あなたと同じ時間とクオリティで
業務を行うことはできません。
⁡
報酬とクオリティのバランスを考えて
「合格点」を決めましょう。
期待値をはっきりさせることが大切です。
⁡
⁡
☘必ずフィードバックする
問題があったら当然指摘はすると思いますが、
問題ないときも必ずリアクションしてください。
⁡
「問題ない」とか「OKです」など
フィードバックがまったくないと、
スタッフとしては、
自分の仕事が正しいのかどうかが
わからないものです。
⁡
⁡
☘＜番外＞お礼は大事です！
「報酬を払っているから」「だって仕事でしょ」
ということで、仕事を依頼した後に
お礼を言わない人も結構います。
⁡
挨拶は、人付き合いの基本。
⁡
「ありがとう」という一言が
どれだけplusに作用することか。
⁡
想像以上に大きな効果をもたらします。
⁡
次も良い仕事をしてもらいたい、
良い関係を長く築きたいなら、
ありがとうの一言を忘れずに。

ビジネス講座、オンラインセミナーの
事務局業務は、とにかく多岐にわたります。
⁡
画像に依頼業務の内容を
書ききれなかったので、
あらためて例を挙げると・・・
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⁡
●講座／協会事務局業務
業務例）
・電子契約手続き補助
・講座生問い合わせ窓口
・Zoom URLの連絡
・アーカイブ動画のUP
・テキスト配布
・課題管理
・認定証の発行、授与
・講座生名簿など各種管理表管理
・各種制作物の進行管理
・スライド作成
・オンライン講座の運営補助
・HPやSNSの更新
・社長のスケジュール管理 etc.
⁡
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⁡
これらの業務を自分一人ではなく、
認定講師でもなく、
専任のスタッフに任せることで
⁡
効率化だけでなく、
仕組み化を進めることができます😉
⁡
⁡
第三者の目で見ると、
非効率・不要な業務が見つかりますし、
関係者が増えることで、
簡素化・効率化ができるようになります💡
⁡
⁡
弊社では、業務の手放し方、
依頼の仕方なども含め
ご相談を重ねながら、
リモートスタッフの採用を
サポートしています。

過去に私が出会った社長様の中には
「仕事さえしてくれれば、
　その人のプライベートは気にしない」
とおっしゃっていた方がいました。
⁡
もちろんそういったスタンスもアリだと思います。
むしろそんな関係を望むリモートワーカーもいますし。
⁡
⁡
ただ、お互いの考えや思い、
取り巻く環境を理解しておくほうが
良い関係を長く続けていける可能性が高いです。
⁡
⁡
「事務を頼むのに履歴書とか志望動機を
　もらう必要がある？」
⁡
という方もいますが・・・
⁡
必要以上に踏み込む必要はありませんが、
自社の仕事を任せる以上、どんな人かを
知っておく必要があると考えます。
⁡
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転職回数が少ないと、
じっくり長く勤めてくれる人、誠実な人
という印象を持つと思います。
⁡
一方で、
⁡
「変化」にどれくらい
柔軟に対応できるか
⁡
が見えにくいこともあります。
⁡
⁡
新たな環境やルールに
どれくらいスムーズに適応できるか、
面接やその他の機会を活用して
確認する必要があります。
⁡
⁡
また、転職回数が多いと
飽きっぽい人と感じがちですが、
環境が変わることが苦にならない人、
とも考えられます。
⁡
毎回どのような手順、方法で
適応していくのかを聞きたいところです。
⁡
⁡
転職（退職）するときの理由も、
しっかり確認する必要があります。
⁡
と言うのも、理由が
⁡
🍀結婚や出産などライフイベントや
　家族の転勤など
⁡
🍀新しい資格を取得したいなど
　さらなるスキルアップのため
⁡
🍀人間関係が合わなかったため
⁡
⁡
では、当然ながら印象が違いますよね☺️
⁡
⁡
魅力的な人だけど転職が多いのが気になる、
という場合はすぐに不合格にせず、
まずは面接で直接詳しい話を聞くことを
強くおすすめします🥰

人に仕事を任せる時、
何をどこまで任せるのか
そのためには
どんな経験値の人が適しているか。
⁡
⁡
「適している人」がポイントです。
⁡
⁡
経験値が足りない人だと
任せ切ることができないので
もちろん良くないですが…
⁡
経験値がありすぎる人も、
やがて業務のレベル感や報酬に
不満が生まれやすいです。
⁡
なので「適している人」がベストなんです。
⁡
⁡
自社（ご自身）の依頼内容を
一つひとつ明確にしていくことが
実は採用成功への近道です。
⁡
弊社では、一緒に
明確化するサポートをしています☺️

自分以外の人に業務を任せるとなると、
迎え入れる準備が大変な印象を
持たれているかも知れません。
​
でも、初対面の人にいきなりすべての業務を
任せることはないと思います。
​
これから環境を整える、という方は
​
スタッフと相談しながら、
少しずつツールを選定したり、
導入したりしてもいいと思います！

【採用前に絶対確認すること３選】
⁡
業界や企業規模を問わず
スタッフ採用は難しさや
課題を感じるところですよね。
⁡
特に人手不足の場合は、
すぐにでも仕事を任せたいため、
高いスキルや豊富な経験を持っている人に
ついつい魅力を感じがちです。
⁡
もちろんスキルや経験がないと
良い仕事はできない側面はあるので、
確認するべき点なのですが…
⁡
それと合わせて、必ず事前に
確認をおすすめしたい点を
まとめました。
⁡
⁡
リモートワークの場合は、
物理的に空間を共有できない、
非言語でのコミュニケーションが
とれないことから、
⁡
これらの点の確認を怠ると、
結局仕事を任せきれない、
チームワークが乱れる、など
想像以上に良くない影響が出始めます。
⁡
⁡
スキルは、
入社後に伸ばすことができます。
⁡
でも相性を矯正したり、
価値観を教育することはできません😅
⁡
⁡
最初に見極めるべき点を押さえて
採用を成功せていただけたらと思います✨
⁡

【あなたの採用したい『優秀な人』とは？】
​
日々リモート人材を活用したい方々の
ご相談に対応していますが、
優秀さの定義は、本当に人それぞれ。
​
具体的なスキルや経験を挙げる人、
人柄、性格などを挙げる人、
その両方の人😁
​
​
自社に必要な人材とは。
優秀とするポイントはどこか。
ポイントそれぞれの優先順位は。
​
ご自分の都合に傾きそうになったり、
理想の羽根が広がりすぎないよう、
コンサルティングさせていただく日々です。

当社代表の保田が登壇します。
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採用コストや人件費を抑えて優秀な人材と出会う！
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ひとり社長・士業・先生業のための
「リモート人材」活用法
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登壇日：12/2（土）15:30～16:00
-----------------
ㅤ
ㅤ
参加費無料ですので
お気軽にご登録ください。
ㅤ
※ご登録は、コメント欄のURLからお願いいたします。

先生ビジネスEXPO 2023 | 志師塾 先生ビジネスEXPO 2023！売れる独自ビジネスのつくり方！独自の先生ビジネスを構築した 成功事例から学び、先生ビジネスをレベルアップする！先生業をスタートする！ためのキッカケになる２日間

【お客様の声 UPしました】
​お菓子専門ラッピングスクールを運営する企業様の事例です。
ㅤ
事務業務に追われ、本来の仕事に取り組めないことから
在宅秘書を導入されました。
ㅤ
ㅤ
意欲的に貢献してくれる在宅秘書さんのおかげで
「とにかく人手が欲しい」という
当初の目的がクリアされただけでなく
ㅤ
「お菓子の仕事で生き生きと働けるプロを増やし
事業を拡大する」
ㅤ
という、新たな目標が生まれたとのこと。
ㅤ
秘書さんは、現在正社員として活躍されています。
https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2573

【お客様の声 UPしました】
日本で唯一の
「サッカーコーチに対するコーチング事業」を展開されている
企業様の導入事例です。
ㅤ
お一人での業務量の限界を超えてしまい
リモートスタッフ（在宅秘書）の導入を決断されました。
ㅤ
ㅤ
「一人で講師業やセミナーを行っている方にとって
在宅秘書は強い味方になってくれる」との
メッセージをいただきました。
https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2470

【在宅秘書の活用事例で一番多いのは、
「セミナー事務局」です】
​
普段いただくご質問で、
一番多いのは、
​
「在宅秘書には
どのようなことを依頼できますか？」
​
という内容です。
​
・店舗スタッフ
・訪問営業
​
など、外出を伴うこと以外は
工夫次第で、何でも任せることができる！
​
というのが弊社の見解です。
​
​
その中でも、
特に相性が良いのが「セミナー事務局」です。
​
​
セミナーや講座を開催しようとすると、
細かい業務が山のようにありますよね。
​
それら一つひとつに対応するのは、
経営者の時間資源を考えた時に、
有効とは言えません。
​
・カスタマーサポート
・問い合わせ対応
・入金管理
・SNSを使った情報発信
・受講中の課題管理　　　などなど
​
​
このような業務を全て、
在宅秘書さんに任せているというケースが
実は一番多いのです。
​
​
事務代行などの
アウトソーシングサービスではなく、
直接契約の在宅秘書を採用されるのは、
​
『やはり「自社スタッフ」がよい』
​
という理由からです。
​
​
「セミナーを行っているが、
事務局業務に手が取られている」
​
「これから本格的に
講座ビジネスを展開していく予定だ」
​
​
という方のためのセミナーを行います！

お申込みはコメント欄から。
ご参加をお待ちしております。

【お客様の声 UPしました】
事業拡大にあたり、バックオフィスを任せられる
スタッフをお探しの中
リモートスタッフ（在宅秘書）の導入を決断された
小規模企業専門の研修会社様の事例です。
ㅤ
「人を育てることで会社も育つ」という
社長様のメッセージが印象的です。
https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2455

【お客様の声 UPしました】
細々とした業務に手が取られ
本来の仕事へなかなか時間を割けないことに課題を感じ
リモートスタッフ（在宅秘書）を採用された
教育・カウンセリング会社様の事例です。
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リモートスタッフの導入により、起こった変化について
お話しくださいました。
https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2427

【お客様の声 UPしました】
制作スタッフはたくさんいるけれど
増大する案件の進行管理を任せられるスタッフが足りない！
ㅤ
そんな理由から
リモートスタッフ（在宅秘書）を採用された
デザイン制作会社様の事例です。
​https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2381

【東京商工会議所「リモート人材活用のポイントと注意点」セミナーに登壇します】
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東京商工会議所様のセミナーに、当社代表の保田が登壇します。
https://drive.google.com/file/d/1bWnGekrqHYRyLG2pw-bGYsGg3bfsybnG/view
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ㅤ
「リモート人材にはどのような種類があり、どう活用するのか」
ㅤ
といった内容で、事例もふんだんにご紹介する予定です。
ㅤ
在宅秘書の採用に限らず、リモートワークの導入や、リモート人材の活用にご興味をお持ちの方であれば、お役に立てる内容となっています。
ㅤ
ぜひ、お気軽にご参加下さい。
ㅤ
■お申し込み■
https://myevent.tokyo-cci.or.jp/detail.php?event_kanri_id=201863

【お客様の声 UPしました】
「出社必須とすると、希望する人材に巡り会えない」
​
そんな理由から
リモートスタッフ（在宅秘書）を採用された
行政書士事務所様の事例です。
​https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2311

【お客様の声 UPしました】

「歯科の数はコンビニより多い」
と言われる中、
他院との差別化を図るため、
Facebook、Instagram、LINE、TikTokなどの
情報発信に力を入れていらっしゃる
歯科クリニック様の事例です。
https://biz.e-secretary.net/blogpost/?ID=2243