DataMex

Que pases una cálida Navidad en compañía de los que amas.

Es momento de ir a casa para recargar energía y amor de la gente que nos impulsa a seguir adelante para alcanzar nuestros sueños, es por ello que nuestras oficinas estarán cerradas a partir del día 26 de diciembre, volviendo a ofrecerles nuestros servicios el día 2 de Enero. Gracias por todo el apoyo que nos han brindado este año.

Con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo, y de hacerlo bien.

El orden y la organización, tanto nivel profesional como personal, es una ventaja. De hecho no una, sino muchas

Si bien es cierto que si el orden y la organización son el fin y no una herramienta, se termina por quedar atrapado en una serie de normas y procesos inútiles. Por eso es imprescindible que ese orden sea práctico, no meramente estético.

Te brindamos la capacidad de almacenar, gestionar, y consultar la documentación de tu empresa de una forma práctica.

Planear la digitalización de documentos de un archivo o papel utilizando las herramientas adecuadas y observando estas mejores prácticas ayudará a aumentar la consistencia en la ejecución de tus procesos empresariales y ayudará a minimizar riesgos provenientes de la falta de un control adecuado en el manejo de la información.

Esta es quizás la pregunta más importante que en DATAMEX intentamos aclarar cuando una compañía quiere realizar un proyecto de transformación digital.
En primer lugar, es conveniente conocer como concepto reciente que es, el significado de Transformación Digital.
Por Transformación Digital no se entiende tener presencia online ni la aplicación de las nuevas tecnologías en las empresas. Es decir, Transformación Digital no es igual a Digitalización.
Hablamos de un término más amplio que implica un cambio en la mentalidad en las compañías que afecta a todos los departamentos, una nueva cultura organizacional que brinda nuevas oportunidades de cambios y crecimiento en las empresas en un mercado globalizado y de máxima competencia.

SI ES…
Un cambio cultural y estratégico que afecta a toda la organización y a sus Stakeholders
Es el proceso de cambio, para competir con empresas Nativas Digitales que ponen al Cliente en el Centro de su Organización y simplifican el trabajo.

NO ES…
Digitalizar NO es Transformación Digital

Como hemos mencionado en otras ocasiones, llevar un registro contable es crucial para cualquier emprendedor, puesto que es información que sirve como termómetro y como brújula para responder a preguntas como:

¿Es conveniente abrir una nueva sucursal?, ¿debería contratar a más personal?, ¿en qué tipo de equipo de trabajo debo invertir?, ¿estoy gastando lo suficiente en insumos?, ¿de cuánto es el presupuesto que puedo destinar para marketing?, ¿cuánto dinero estoy generando?, ¿es rentable mi negocio?, etc.

Como ves estos documentos te proveen información clave para la administración de tu pyme, vale la pena hacer una pequeña inversión en software contable ya que esto permite minimizar los márgenes de error, agilizar procesos y tener un respaldo de tu información, puesto que muchos proveedores han habilitado el funcionamiento de estas herramientas en línea.

Lo que te permiten hacer este tipo de herramientas es, por ejemplo, ayudarte con la contabilidad electrónica. Es decir, podrás ver manera más clara las facturas emitidas vs. facturas recibidas, hacer cotizaciones formales, llevar un mejor manejo de los deudores de tu negocio, etc. Todo depende de la plataforma que elijas.

Agradecer lo bueno que nos da la vida y lo que los demás hacen por nosotros es clave para tener una vida plena y feliz. Porque solo cuando somos agradecidos estamos completos. Por eso dar gracias a la vida, agradecer a una persona por su trabajo o escoger las palabras de agradecimiento correctas es tan importante.

“¡Gracias por confiar en nosotros! Tus necesidades son nuestra principal prioridad”.

Con motivo del día de Acción de Gracias nuestra oficinas estarán cerradas los días 24 y 25 de Noviembre, retomando nuestras actividades el día 28 de Noviembre en nuestro horario habitual. Feliz día de Acción de Gracias.

Contar con un archivo digital creado con las mejores prácticas en soluciones de digitalización se vuelve crítico. Esta realidad, impone una serie de retos a las empresas en cuanto a la digitalización, gestión y explotación de la información documental. Entre dichos retos están:

La información proviene de diversas fuentes y documentos
La información puede encontrarse en formatos diversos y disímbolos

Se genera información a grandes velocidades y se requiere su consulta a través de diferentes medios de acceso (local, remoto, móvil, digital, etc.)

Construir un archivo digital coherente y funcional requiere la observación de buenas prácticas en combinación con las herramientas adecuadas para la digitalización de documentos.

Gracias a la digitalización de un negocio — a través de acciones y plataformas sólidas y confiables — los operadores y colaboradores podrían seguir generando valor para la organización sin depender de las condiciones del escenario externo, que pueden no ser tan favorables.

El primer paso es seleccionar cuál será el aliado tecnológico que va a acompañar y contribuir para el éxito de todo el proceso, ofreciendo toda la experticia necesaria desde la definición del foco del proyecto hasta la oferta de soluciones para custodia, administración y destruición segura de documentos.

Los líderes tecnológicos y empresariales llevan décadas hablando de la importancia de la Transformación Digital. Saben que la Transformación Digital no solo ayudará a su negocio a crecer y mantenerse en este panorama de mercado competitivo y en continua evolución, sino que también puede crear nuevas oportunidades para innovar. Sin embargo, muchas empresas de todos los sectores siguen enfrentándose a retos a la hora de aplicar la Transformación Digital.

“Tu trabajo como líder de negocios digitales es aplicar estas reglas para comprometerse, competir y crecer. Cada sector tiene una oportunidad única de transformación digital.” - Forrester

La digitalización es un vehículo estratégico de gestión de la información, acceda a sus documentos de forma inmediata, precisa, eficaz y rentable a lo largo del tiempo.

Si tu negocio aún no ha dado ese paso, es hora de ir planteando el cambio para no quedarte atrás en una era tecnológica en la que si no avanzas en este sentido, será complicado sobrevivir.

Aunque constituya un primer paso para adaptarse al mundo digital en el que estamos inmersos, no quiere decir que el proceso acabe con la transformación de tus documentos al formato electrónico. Sin embargo, sí que es el primer escalón que debes subir para disfrutar de todas las ventajas a medio y largo plazo.
La gestión documental sería el segundo impulso. Una vez digitalizados todos tus "papeles", llegará el momento de gestionarlos de forma fácil y rápida a través de un software que te ahorre tiempo en la búsqueda, archivado y distribución de esos documentos. Es realmente un proceso sencillo que supone una pequeñísima inversión en comparación con las enormes ventajas que traerá a tu organización y a la productividad de tus empleados.
Por tanto, primero has de digitalizar y después gestionar esos documentos digitalizados. Ambos procesos son el resultado de una empresa más eficiente,

La calidad de datos es un proceso de gran importancia en cualquier proyecto tecnológico. El manejo de datos de forma obligatoria debe estar orientado al cumplimiento de estándares de calidad, sin importar el rubro o área especifica de trabajo.

La Calidad de datos es la cualidad de un conjunto de información que se encuentra concentrada de forma adecuada en una base de datos, sistema de información o almacén de datos y que cumple con ciertas características como exactitud, integridad, posibilidades de actualización, coherencia, relevancia, accesibilidad y confiabilidad para que su implementación sea fácil y útil en procesos analíticos y de cualquier otra índole que los usuarios finales requieran.
Para realizar un análisis de datos certero que permita llegar a conclusiones apegadas a la realidad, debemos contar un alto nivel de excelencia en nuestras estructuras de información. Si nuestros datos son de niveles deficientes podemos estar llevando nuestras decisiones a planos estratégicos totalmente errados, en los que la empresa o institución que ejecute las decisiones puede verse perjudicada en el corto y largo plazo.

En DataMex buscamos potencializar nuestro ecosistema, diseñando y construyendo soluciones de negocio que generen valor en el mercado para complementar la oferta actual de nuestros socios de negocio.

La razón es simple: las organizaciones digitales llegaron para quedarse. Lo que en su momento fue opcional ahora, y a raíz de la pandemia, se convirtió en una necesidad que obliga a realizar cambios importantes. Aquellas empresas que no se adapten al cambio, no podrán sobrevivir.
Y no solo es un motivo de fuerza, optar por la digitalización empresarial dará pie a nuevas oportunidades y líneas de negocio que serán de ayuda para ahorrar tiempo, dinero y enfocar la fuerza de trabajo en nuevas ideas.

Lleva un control perfecto de la contabilidad de tu empresa, lo que te ayudará a tomar decisiones informadas en todo momento. No pierdas de vista quién te debe y haz un seguimiento efectivo de cobros y deudas.

La firma electrónica o firma digital es el carnet de identidad virtual de una persona o empresa. Así, las compañías pueden gestionar contratos, compras y garantizar la autoría de un documento de manera rápida y segura. Entre otras cosas, se utiliza para:
Contratos de trabajo.
Firmar diversos documentos que requieran validez legal.
Comprobantes de descuento de remuneraciones.
Comprobantes de feriados.

Es así como los procesos de digitalización permiten que las compañías respondan a las necesidades del mercado, manteniéndose firmes en momentos difíciles sin poner en riesgo la seguridad de clientes y personal.

No es lo mismo una agencia de arquitectura que utiliza planos y fotografías para sus actividades diarias, que un despacho contable que tiene que manejar facturas y recibos.

Las organizaciones generan una amplia cantidad de información en papel, la cual las obliga a destinar espacios de almacenamiento físico que se pueden convertirse en bodegas repletas de papeles donde tomaría mucho tiempo encontrar un documento en específico. Es por ello que la digitalización de información se convierte en una solución eficaz que permite la automatización de la información y contenido de toda la organización.

Como se mencionó cada empresa genera su propia información y tienen necesidades específicas. No es lo mismo una agencia de arquitectura que utiliza planos y fotografías para sus actividades diarias, que un despacho contable que tiene que manejar facturas y recibos.
Pero sin importar a qué se dedique una empresa, la digitalización ofrece soluciones para todas las industrias. Los tipos de información que se pueden convertir en un formato digital son:

Facturas
Documentos
Planos
Libros
Mapas
Fotografías
Expedientes médicos
Transparencias y prácticamente cualquier tipo de información que esté en formato físico.

Con la digitalización, muchas de las tareas operativas repetitivas y burocráticas pueden dejarse en manos de la tecnología y el profesional puede dedicarse a las tareas más estratégicas y decisivas.

Para los talentos, esto proporciona más calidad de vida, un sentido de propósito y un enfoque en lo que es importante. Para la empresa, promueve una mayor orientación estratégica, calidad en las rutinas operativas y alineación de la plantilla.

La potenciación tecnológica ha hecho que el 92% de las empresas reinventen sus modelos de negocio. De ellos, el 95% dice estar orgulloso de los nuevos cambios realizados, según datos de la Agenda 2021

La mejor manera de realizar cualquier actividad es comprendiéndola y procurando hacerla cada día en forma más eficiente. Se trata de un trabajo constante en donde diariamente se debe estar actualizado de las nuevas tendencias que irán surgiendo, así como de ofrecer la mejora continua como recurso de optimización.

LA SEGURIDAD DE LOS DATOS COMO ASPECTO CLAVE
A la seguridad de datos se le llama también seguridad de la información o seguridad informática, y representa un aspecto fundamental de TI en cualquier tipo de empresa. Corresponde a la protección de los datos contra accesos no autorizados y está enfocado en su protección de manera de garantizar el uso legal y correcto de la información.
La seguridad de datos incorpora estrategias orientadas a resguardar los datos en todas las aplicaciones de una empresa, apoyándose en herramientas como la encriptación de datos, tokenización y diversas gestiones para garantizar la protección de las claves.
Las empresas usan la ciberdefensa para garantizar la privacidad de la información de sus datos confidenciales.
Por ley, las empresas son responsables de cuidar la información privada que manejan de sus clientes, y de no cumplir con las medidas de seguridad necesarias se exponen a penalizaciones y sanciones por todos los riesgos que implica la divulgación no autorizada de la misma.

Para reducir el riesgo de quedarse atrás de sus competidores y de no seguir el ritmo de las necesidades cambiantes de los empleados, la empresa y el mercado, su empresa debe invertir en soluciones y tecnologías digitales que equilibren la productividad empresarial con el empoderamiento de los empleados.

La efectividad de la colaboración, en la era digital, se basa en tres pilares:

Una cultura con prioridad digital respaldada de herramientas de colaboración.

Interacciones digitales de alta calidad a través de una plataforma central.

Perspectivas de liderazgo para informar continuamente la experiencia.