USEM Việt Nam - Công ty quản lý vận hành tòa nhà

Kinh nghiệm giúp BQT xây dựng hồ sơ mời thầu quản lý vận hành nhà chung cư
1. Hồ sơ mời thầu là gì?
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, ban quản trị chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu.
2. Điều kiện để phát hành hồ sơ mời thầu
• Căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;
• Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này;
• Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;
• Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;
• Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.
• Căn cứ theo khoản 2 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
• Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;
• Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;
• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;
• Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này.
3. Quy trình lập hồ sơ mời thầu
• Khi lập hồ sơ mời thầu, Ban quan trị phải lập hồ sơ trên căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, dự án và thị trường. Từ đó đưa ra những yêu cầu trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế; không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công
• Tùy vào lĩnh vực mà có những mẫu hồ sơ mời thầu khác nhau như:
• Đối với việc mời thầu trong lĩnh vực mời thầu quan tâm dịch vụ tư vấn bạn có thể tham khảo Mẫu hồ sơ số 02 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT;
• Đối với hồ sơ mời thầu xây lắp bạn có thể tham khảo Mẫu 01, Mẫu số 02, Mẫu số 03 Ban hành kèm theo Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT cho từng hạng mục cụ thể.
• Đối với hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa thì bạn có thể tham khảo các mẫu số 01, Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT.
• Tuy nhiên, về cơ bản thì Hồ sơ mời thầu bao gồm những hồ sơ sau:
Điều 218 Luật thương mại 2015 quy định:
“Điều 218. Hồ sơ mời thầu
1. Hồ sơ mời thầu bao gồm:
2. a) Thông báo mời thầu;
3. b) Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
4. c) Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
5. d) Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
6. Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.”
Theo đó, hồ sơ mời thầu bao gồm:
• Thông báo mời thầu, gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
o Tên, địa chỉ của bên mời thầu;
o Tóm tắt nội dung đấu thầu;
o Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;
o Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;
• Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu: Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Ngoài ra, Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.
• Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
• Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
• Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Bước 2
Thông báo rộng rãi việc đấu thầu đến các đơn vị nhà thầu; Qúa trình này sẽ góp phần tìm kiếm nhà thầu phù hợp, giúp hoàn thành gói thầu, dự án một cách hiệu quả.
Bước 3: Tổ chức đấu thầu
• Tổ chức một buổi đấu thầu cho những đơn vị tham gia đấu thầu
• Xét duyệt hồ sơ đấu thầu, chọn đơn vị, nhà thầu phù hợp với dự án nhất
Bước 4: Bàn giao cho nhà thầu thi công
4. Mẫu phiếu đăng ký thông báo mời thầu

PHIẾU ĐĂNG KÝ THÔNG BÁO MỜI THẦU
(Lựa chọn nhà thầu)
Kính gửi: Báo Đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Tên bên mời thầu : …………………………………………………………………...
Địa chỉ : …………………………………………………………………...
Điện thoại/fax/email : …………………………………………………………………...
Địa chỉ : …………………………………………………………………...
Đề nghị Báo Đấu thầu đăng tải thông báo mời thầu với nội dung sau:
1. Tên gói thầu: [ghi theo tên gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt]3…….
– Loại gói thầu: Xây lắp 🔲 Mua sắm hàng hóa 🔲 Phi tư vấn 🔲 Hỗn hợp 🔲
– Giá gói thầu: [ghi theo giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt]: ……….
– Nội dung chính của gói thầu: [ghi tóm tắt phạm vi công việc, quy mô, nội dung chính của gói thầu nhưng không quá 150 từ] …………………
– Thời gian thực hiện hợp đồng: [ghi theo thời gian thực hiện hợp đồng trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt] ………………………….
2. Tên dự án (hoặc tên dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên) [ghi tên dự án, dự toán mua sắm]
3. Nguồn vốn: [ghi theo nguồn vốn trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt] …………..
4. Hình thức lựa chọn nhà thầu: Đấu thầu rộng rãi trong nước hay quốc tế [ghi theo hình thức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt] ……………………
5. Phương thức lựa chọn nhà thầu: [ghi theo phương thức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt] ……………….
6. Thời gian phát hành HSMT: từ ……… giờ…, ngày … tháng … năm … đến trước ………. giờ…, ngày … tháng … năm …[ghi thời điểm đóng thầu](trong giờ hành chính)4.
7. Địa điểm phát hành HSMT: [ghi tên cơ quan, đơn vị phát hành HSMT, địa chỉ, số điện thoại, fax, email]
8. Giá bán 01 bộ HSMT 5: ……………………………………………………………….
9. Bảo đảm dự thầu: [ghi số tiền bằng số và bằng chữ, đồng tiền sử dụng, hình thức bảo đảm]6
10. Thời điểm đóng thầu: … giờ…, ngày …………. tháng ………. năm ………7
11. Thời điểm mở thầu: … giờ…, ngày …………. tháng ………. năm ………8
………., ngày …….. tháng ……. năm ……..
Đại diện hợp pháp của bên mời thầu
(Ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu)
Chú thích
1,2 – Ghi chính xác tên, địa chỉ bên mời thầu để làm căn cứ xuất hóa đơn
3 – Đối với gói thầu xây lắp có giá gói thầu không quá 5 tỷ đồng phải ghi rõ “gói thầu dành cho nhà thầu là doanh nghiệp cấp nhỏ và siêu nhỏ”.
4 – HSMT được phát hành sau tối thiểu 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải TBMT đến trước thời điểm đóng thầu.
5 – Giá bán 01 bộ HSMT (bao gồm cả thuế) tối đa là 2.000.000 đồng đối với đấu thầu trong nước. Đối với đấu thầu quốc tế, mức giá bán theo thông lệ đấu thầu quốc tế. Trường hợp phát hành HSMT qua đường bưu điện, bên mời thầu ghi rõ các khoản chi phí phát sinh liên quan mà nhà thầu phải thanh toán để nhận được HSMT. Trường hợp miễn phí, bên mời thầu ghi rõ là “Miễn phí”.
6 – Giá trị bảo đảm dự thầu được quy định từ 1% đến 3% giá gói thầu. Đối với gói thầu quy mô nhỏ, giá trị bảo đảm dự thầu từ 1% đến 1,5% giá gói thầu.
7 – Thời điểm đóng thầu được quy định phải đảm bảo thời gian để nhà thầu chuẩn bị HSDT tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên HSMT được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Đối với gói thầu quy mô nhỏ, thời điểm đóng thầu được quy định phải đảm bảo thời gian để nhà thầu chuẩn bị HSDT tối thiểu là 10 ngày.
8 – Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu.

* Tổ chức hội nghị chung cư lần đầu cần những gì, có nhưng thành phần nào được tham gia ?
1. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư cũng được Bộ Xây dựng quy định rõ như sau:
• Đối với trường hợp tổ chức hội nghị cho một nhà chung cư: Số lượng người tham dự phải đạt tối thiểu 50% trên tổng số chủ sở hữu cũng như số người sử dụng tòa nhà đó.
• Đối với trường hợp tổ chức hội nghị cho một cụm nhà chung cư: Mỗi tòa nhà chung cư bắt buộc phải cử các đại biểu tham dự. Số lượng đại biểu của mỗi tòa nhà phải đạt tối thiểu 10% trên tổng số chủ sở hữu cũng như số người sử dụng tòa nhà đó.
Như vậy, một buổi hội nghị nhà chung cư hợp lệ chỉ được tính là hợp lệ khi tuân thủ đúng theo yêu cầu trên. Nếu số lượng người tham dự không đủ theo tiêu chí đã quy định thì chủ đầu tư cần tăng cường tuyên truyền, vận động dân cư tham gia đầy đủ.
Bên cạnh đó, hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ có thể tổ chức khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 50% số căn hộ trong toàn bộ tòa nhà. Trong trường hợp vượt quy định 12 tháng mà vẫn chưa đủ số lượng bàn giao theo quy định, hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ được lùi lại đến khi đạt đủ con số 50%.
2. Tùy vào hình thức sở hữu của mỗi căn hộ mà đối tượng tham gia hội nghị nhà chung cư sẽ có sự thay đổi khác nhau.
Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu
Theo quy định của Bộ Xây dựng, trong trường hợp này các đối tượng được tham dự hội nghị nhà chung cư gồm có:
• Đại diện chủ sở hữu của căn hộ.
• Người sử dụng căn hộ chung cư.
• Đại diện Uỷ ban nhân dân cấp phường nơi tòa nhà chung cư tọa lạc.
Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 16 Thông tư 02/2016/TT-BXD (sửa đổi, bổ sung tại Khoản 4, Điều 3 Thông tư 28/2016/TT-BXD thì những thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư trong trường hợp này gồm có:
• Đại diện chủ đầu tư của tòa chung cư.
• Đại diện chủ sở hữu tại các căn hộ chung cư đã được bàn giao.
• Đại diện Uỷ ban nhân dân cấp phường nơi tòa chung cư tọa lạc.
Mặt khác, trong trường hợp các đối tượng nêu trên không thể đến dự hội nghị nhà chung cư thì có thể cử đại diện hoặc ủy quyền cho người khác tham gia.
3. Quy trình hội nghị nhà chung cư theo đúng tiêu chuẩn bao gồm các nội dung dưới đây:
Xác định thành phần tham dự hội nghị và số lượng cụ thể
Đây là bước đầu tiên, được đánh giá là rất quan trọng để việc tổ chức hội nghị nhà chung cư diễn ra thành công. Quy mô của buổi hội nghị phụ thuộc chủ yếu vào số lượng người tham gia. Mỗi căn hộ chung cư cần tối thiểu một người đến tham dự. Để tránh trường hợp vượt quá số lượng hay không đủ chỉ tiêu, người chủ trì cần chuẩn bị một danh sách chi tiết.
Triển khai nội dung công tác nhiệm kỳ từ Ban Quản lý tòa nhà
Việc báo cáo, tổng kết công tác nhiệm kỳ trước và triển khai công tác nhiệm kỳ sau là nội dung chủ đạo trong các buổi hội nghị nhà chung cư. Các thông tin cần đảm bảo sự ngắn gọn và chuẩn xác để các cư dân dễ dàng nắm bắt và thực hiện.
Tiếp thu ý kiến đóng góp của các cư dân
Tất cả các cư dân tham gia hội nghị đều có quyền phát biểu, đóng góp ý kiến. Những kiến nghị này cần được ghi chép cụ thể để Ban Quản lý tòa nhà nghiên cứu và hoạch định các kế hoạch.
Tổng kết lại nội dung và bế mạc hội nghị
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư. Ngoài việc tổng kết lại chương trình của buổi hội nghị, Ban Quản lý tòa nhà sẽ lắng nghe và giải đáp các thắc mắc, đề xuất từ phía người dân. Công tác bế mạc là khâu chính thức khép lại buổi hội nghị nhà chung cư

🏢Công ty TNHH USEM Việt Nam- USEM là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ quản lý vậ hành tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín và chất lượng.
- Trong bối cảnh phát triển ngày càng lớn mạnh của ngành bất động sản nhu cầu liên kết với các đối tác cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là rất cần thiết, để đảm bảo công tác quản lý hệ thống kỹ thuật, vệ sinh và an ninh cho dự án được an toàn, chúng tôi, công ty USEM Việt Nam chuyên quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, chung cư, đã thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết cho các chủ đầu tư, ban quản trị, ban đại diện của tòa nhà, giúp quá trình quản lý được dễ dàng.
- Đến với USEM, khách hàng sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực và dễ dàng quản lý tài chính, chất lượng, tiêu chuẩn an toàn bởi chúng tôi cung cấp đầy đủ các bộ phận như:
1. Trưởng ban quản lý, đại diện nhiều kinh nghiệm xử lý yêu cầu của khách hàng.
2. kỹ thuật giàu kinh nghiệm xử lý sự cố, vân hành hệ thống máy móc, thiết bị, PCCC tòa nhà.
3. Dịch vụ an ninh.

4. Dịch vụ vệ sinh tòa nhà.
5. Lễ tân.
• Với mục tiêu phát triển tiên phong và bền vững, triết lý kinh doanh của USEM như sau:

- NGUỒN NHÂN LỰC - TÀI SẢN VÔ GIÁ : “ Chúng tôi đến với USEM bởi ở nơi đây chúng tôi thấy mình được làm việc thực sự , được góp sức xây dựng cộng đồng , được trân trọng và tìm thấy cảm xúc thăng hoa trong công việc hàng ngày ”
- Với mỗi dự án đều có đặc thù riêng , USEM luôn tập trung vào từng dự án để làm thật tốt . Điều chỉnh quy trình vận hành , tối ưu chi phí và gia tăng nguồn thu bổ trợ giúp giảm chi phí cho chủ đầu tư và dân cư.
- USEM luôn tập trung vào chất lượng , không thỏa hiệp đánh đổi chất lượng trong cung cấp dịch vụ quản lý vận hành.